Hantera alla samtal från kunder, från inkommande till utgående i ett och samma system. Det innebär att svara på telefonsamtal, koppla dem till rätt person eller avdelning, hantera kundernas förfrågningar och lösa deras problem på ett snabbt sätt. Det finns flera företag som erbjuder effektiv samtalshantering, med lätthanterliga system, välj ett som passar era behov av kundservice via telefon.
Målet är att din samtalshantering ska bidra till en positiv kundupplevelse, vilket brukar leda till att de återkommer och ni stärker er relation till kunderna. Genom att implementera rätt teknik för just ert företag kan ni effektivera er kommunikation och erbjuda bättre service.
Kundservice via telefon
Trots att det idag finns många lösningar för att kommunicera med era kunder, som e-post eller chatt är det många som vill ha kundservice via telefon när de önskar support. Det ger ett personligare bemötande, saker som tonfall och röstläge kan förmedla känslor som är svåra att översätta i text, som empati och vänlighet.
Kundsamtal ger även omedelbara svar på frågorna, både kunden och kundtjänsten får möjlighet att ställa följdfrågor, vilket gör det lättare att undvika eventuella missförstånd. Ofta kan problem lösta snabbare och ingen behöver vänta på återkoppling via mail, det brukar leda till ökad kundnöjdhet.
Så här underlättar samtalshantering
Effektiv hantering av samtal skapar en smidig och driftsäker kundupplevelse när de behöver support från er. Genom att arbeta med ett system för kundsupport kan ditt företag optimera sina telefonsamtal vilket leder till bättre kundservice. När du söker en lösning för telefonsamtal, är det här några viktiga saker att tänka på.
Kundinformation sparas
Att ha tillgång till kundinformation i realtid är en av de viktigaste fördelarna med att implementera ett program för samtalshantering i er verksamhet. Det gör samtalet effektivt och kundtjänsten får direkt all information de behöver för att kunna ge bästa möjliga hjälp.
- Automatisk uppdatering gör att all information kommer in i systemet direkt under samtal, vilket gör att kundtjänstmedarbetarna alltid har de senaste uppdateringarna framför sig.
- Enkel integration med befintliga CRM-system möjliggör snabb åtkomst till kunddata, vilket förbättrar kvaliteten på servicen och därmed kundupplevelsen.
Inspelning och medlyssning
När samtalen spelas in och ger möjlighet till medlyssning kan du enkelt säkerställa kvalitén, utbilda personalen men även instruera nyanställda direkt under samtalet. Kan ni lyssna på telefonsamtalen i efterhand kan ni analysera supporten och göra förbättringar i er kundservice.
- Att kunna lyssna på inspelningar i efterhand kan också hjälpa er att lösa eventuella tvister som kan uppstå i efterhand, då ni har tillgång till vad som sas under samtalet.
- Medlyssning ger bra möjlighet att utbilda personal, det kan handla om nyanställda eller vid komplicerade förfrågningar från era kunder.
IVR (Talsvarsystem)
IVR står för interaktiva röstresponssystem, vilket innebär att kunden kan komma till rätt person i telefonsupporten eller direkt få svar på vanliga frågor, utan att behöva prata med någon i er kundtjänst. Du kan även använda IVR som självservicelösning, som att betala räkningar eller ge information om konton.
- Företag har möjlighet att snabbt och enkelt skapa och anpassa sina IVR-menyer för att bäst möta kundernas behov.
- Erbjud kunderna möjligheten att begära en automatisk återuppringning om väntetiden är lång, vilket minskar tiden de måste sitta i telefon och förbättrar deras upplevelse.